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ベテラン審査員から視たISO14001の改善 - 内部監査について

これまでに手がけた多くの審査現場で経験した事例から考えたこと。

各企業とも計画的に年1回又は2回の内部監査を実施していますが、内部監査の結果は、不適合ゼロ又は多くても1~2件、観察事項は数件という企業が少なからずあります。
しかも、指摘された事項がシステムの改善(システムが有効に機能しているかの視点)、パフォーマンスの向上等経営に役立つものとは言えない場合があります。
このように価値のある不適合、観察事項が発見できない、あるいは発見できにくい理由は次のように考えられます。

1) 監査チェックリストの問題

規格4.5.5 a) 1)は、適合性を確認することを要求していますが、a) 2)は適切に実施されており、維持されているかどうかを決定するように要求しています。a) 2)では、活動の成果及び有効性を確認し、経営に貢献することを期待していると考えます。しかし、多くの監査チェックリストは、規格要求事項の裏返し的で、YES/NOで答えられる質問形式になっており、しかも長期間同じチェックリストが使用されているようです。

このようなチェックリストは、適合性監査が主体となり、環境マネジメントシステム構築の初期には有効ですが、組織が成熟した段階では、必ずしも適切とは言えません。適合性監査に加えて、“計画、目的・目標が達成されているか” “成果を生むように計画されているか” “効率よく運用・活動ができているか” “成果をあげるために仕組みを改善しているか” 等、環境マネジメントシステムの有効性を監査し、そこに潜む課題を発見し、被監査側に気付かせる内部監査が必要と思われます。

 

2) 情報の収集、監査ポイントの明確化

環境マネジメントシステムの有効性監査を実施するためには、内部監査前の情報収集が重要です。

前回までの監査結果や目的・目標の達成状況、前回監査以降の内外の環境変化(事業内容の変化、法規制の改定状況等)等を確認し、目的・目標達成状況やそのプロセスで何が問題となっているか、内外の環境変化で要求内容がどの様に変化しているか等監査で確認すべき事項から監査の重点ポイントを明確にして監査チェックリストを作成します。

そして問題になっている事項や確認すべき事項に関して状況を把握し、改善する必要がある重要な事項、言い換えると改善を怠ると企業としてのリスクが大きい問題点を指摘することが必要です。

 

3) 内部監査の有効性の確認

内部監査終了後、監査計画は適切であったか、計画通りに監査が実施できたか、当初計画した監査重点ポイントは確実にチェックできたか、監査所見には改善の必要がある重要事項が含まれているか、また、指摘された事項は適切に再発防止の処置が取られているか等内部監査全体についてレビューすることが必要です。

レビューによって浮かび上がった課題を次回以降の内部監査の改善に繋げることにより、内部監査の有効性が向上します。また、このレビューを行なうことが監査員の力量の向上につながると考えます。

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