成功するISO認証取得のストーリーをお教えします。以下の順に実施してください。
(1)経営トップが認証取得の決意を文書で示す。
次の項目を文書に書いて、各部署、事務所等に掲示してください。
- 認証取得の目的(顧客からの要望、差別化、管理システムの改善、会社のレベルアップ、など)
- 認証取得する範囲(事業所、部署、事業活動、製品・サービスなど)
- 認証取得活動の期間、審査を受ける時期
- 認証取得活動の責任者
(2)プロジェクトチームを作る
認証取得の責任者を中心に、各部署から課長クラスのリーダーをメンバーに選び、プロジェクトチームを作る。プロジェクトチームには事務局を1名おく。
- プロジェクトチームは、ISOのシステムを構築し、文書化し、関係者に教育し、実施状況を監督する。
- 事務局は、認証取得活動のスケジュール管理、対外的な窓口、その他進行状況をマネジメントする。
- プロジェクトチームの責任者は、会社の組織と認証取得活動の橋渡しをする。
(3)ISOマネジメントシステムを作り、文書化する
プロジェクトチームは、ISO規格の要求事項を自社で満たすために、業務活動をどのように行うのか、具体的にその手順（ルール）を文書化する。
- まず、現状からスタートする。大きな変革を持ち込まない。
- 現在の仕事の流れ、方法を調査しまとめて、業務フローや手順書に書く。
- 今ある記録類から、ISOの活動で証拠として残す記録を決める。
- 手順・ルールを決めていない業務・作業は、手順・ルールの要点を文書にする。
(4)従業員に文書にした手順(ルール)を教育する
プロジェクトチームは、それぞれの部署に関連する文書により、ISOマネジメントシステムでやってもらうこと、手順・ルールを教育する。短い時間で繰り返し行う。
- 教育の進行状況や理解度が判定できるような、進捗管理表をつくり、事務局がフォローする。
コンサルタントの活用
自社のプロジェクトチームだけではパワー・経験・知識が不足している、認証取得の期限に間に合わせたいなどの場合、スピードをあげて結果を出すことを約束してくれるコンサルタントの活用は有益です。
1)コンサルタントは次のことを約束してくれる
- 高い専門性によりプロジェクトを効率的に導き、目的地に最短距離で到達する。
- スケジュールを管理し、期限をまもる。
- 第三者としての目で会社の問題点や改善点を指摘し、解決を支援する。
2)こんなコンサルタントが貴社の役に立つ
コンサルタントを選ぶ際に、次のチェック表を活用してみてください。
| 人間的側面 | |
| 顧客の立場に立てる | |
| 自己向上意欲がある | |
| 自分の言葉でかつ易しい言葉で語れる | |
| コミュニケーション技術にすぐれる(顧客の話を聞く、押し付けない) | |
| 失敗・間違いを素直に認める | |
| 専門能力 | |
| 専門分野での技術、情報がある | |
| 問題発見から、解決への導きにすぐれる | |
| プロジェクト管理ができる(スケジュール管理を含む) | |
| 経営の視点がある | |
| 文書作成能力にすぐれる | |
| 影響力 | |
| 目標を達成するための仕組みや、基盤、環境を顧客企業に植え付ける | |
当社のコンサルティングの流れ
STEP1:ISOの器、入れ物をつくる
- 経営者の基本方針
- 認証取得体制の整備、プロジェクトチームの設定
- 認証取得範囲の決定
- 認証取得スケジュールの策定
- ISO規格の理解
- 業務の現状調査、把握
STEP2:システム構築
- 業務上のリスク調査、特定*
- 関連する法規制等の特定
- 方針、目標の設定
- ISOマニュアルの作成
- 規定、業務フロー・工程表の作成
- 手順書、標準書、帳票、計画書、台帳の作成
* ISO9001の場合は除く
STEP3:運用
- 従業員教育
- 内部監査員の養成
- 内部監査の実施
- マネジメントレビューの実施
- 是正処置、システムの改善
- 模擬審査
STEP4:審査対応
- [審査1stステージ]
1st審査指摘事項の是正
[審査2ndステージ]
2nd審査指摘事項の是正
